Allt du behöver veta om att använda Zoom Breakout Rooms

Rör dig fritt mellan rummen. Nu ger Zoom dig som användare möjligheten att själv välja ett Breakout Room är nu tillgängligt, bra va!

Att dela upp mötet i mindre grupper och diskussioner är ett kännetecken för den otroliga mötesupplevelsen med Zoom. Med Breakout Rooms funktionen kan du som värd skapa en dynamisk mötesstruktur till det virtuella mötet.
Breakout Rooms är en av de mest populära funktionerna i Zoom Meetings och Zoom lägger ständigt till funktioner för att ge den bästa upplevelsen för er som användare. Nu kommer ännu en önskad funktion till Breakout Rooms, alternativet för mötesdeltagare att själv välja vilket video Breakout Room de vill gå med i.

Tidigare var mötesvärden tvungen att tilldela en deltagare till ett Breakout Room. Nu när alternativet Self-Select Breakout Rooms är aktiverat av värden (och när värden och deltagarna är på Zoom 5.3.0 eller senare) kan deltagarna röra sig fritt mellan Breakout Rooms utan att behöva värdens hjälp.

Detta är bara en av de senaste och bästa uppdateringarna av Zoom’s Breakout Rooms. Det finns massor av andra riktigt coola funktioner inbyggda i denna kraftfulla funktion. Här nedan bjuder vi på några tips till dig som arbetar med breakout rooms.

Aktivera Breakout Rooms i ditt konto

Zooma låter dig skapa 50 separata breakout-sessioner för nära samarbete och små gruppdiskussioner.

För att aktiver funktionen, surfa till zoom.us , logga in på ditt konto med dina inloggningsuppgifter och navigera till dina kontoinställningar. Under In Meeting (Advanced) kan du aktivera Breakout Room-funktionen. När du väl aktiverat kan du skapa breakouts under dina möten genom att klicka på ikonen “Breakout Rooms” längst ned till höger i verktygsfältet. Om du inte kan komma åt alternativet för att aktivera Breakout Rooms, kontakta din systemadministratör och begär att de aktiverar det.

Fördelning av Breakout-rum i förväg

Mötesvärden kan tilldela Breakout Rooms i förväg när mötet planeras. Det här alternativet är utmärkt för värdar som redan vet hur de vill gruppera sina deltagare.
Så här planerar du ett möte med förutbestämda Breakout Rooms:

  1. Se till att alternativet “Allow host to assign participants to Breakout Rooms when scheduling” är aktiverat.
  2. När du planerar ett nytt möte, navigerar du till mötesinställningar och aktiverar alternativet “Breakout Rooms pre-assign”.
  3. Du kan sedan välja “Create Room” för att ställa in rum och tilldela deltagare manuellt med deras e-postadress eller “Importera från CSV”.
  4. Vill du namnge varje Breakout Room? Klicka på Breakout Room och sedan på pennikonen, nu kan du byta namnet på rummet.
  5. När du har skapat dina Breakout-rum och tilldelat dina deltagare i respektive klickar du på Spara innan du fortsätter.

Skapa Breakout-rum i ett pågående möte

I mötesverktygsfältet kan värden eller co-host klicka på ikonen Breakout Rooms och få åtkomst till följande alternativ för att hantera Breakout Rooms:

  • Automatisk och manuell  – Automatisk skapar dina Breakout-rum automatiskt, placerar deltagarna i rum slumpmässigt eller placerar dem i eventuellt förutbestämda rum. Manuell skapande av rum gör att du kan skapa varje rum och tilldela deltagare till varje rum individuellt.
  • Flytta deltagare – För att flytta en deltagare, välj bara deltagarens namn och tilldela dem till ett annat rum.
  • Radera rum – Det här alternativet tar bort det utvalda rum du har valt. Det tar dock inte bort deltagarna i det rummet från mötet. När ett rum har raderats placeras dess deltagare tillbaka i kön för att placeras i ett annat Breakout-rum.
  • Återskapa – Det här alternativet gör att du kan börja från grunden genom att slumpmässigt återskapa dina Breakout-rum och automatiskt placera deltagarna i rummen. Eller så kan du återskapa Breakout Rooms manuellt.

Ställ in alternativ för Breakout Room

I Breakout Room-panelen finns en alternativmeny med funktioner som hjälper dig att forma Breakout Rooms. Dessa alternativ inkluderar:

  • Move all participants to Breakout Rooms – Det här alternativet flyttar automatiskt alla deltagare till ett Breakout-rum när du väljer alternativet Open all Rooms.
  • Set a timer  –  Du kan skapa en timer som tvingar alla deltagare att återvända till huvudsessionen när timern går ut. Det här alternativet är utmärkt för gruppaktiviteter eller brainstorming.
  • Countdown after closing Breakout Rooms- Detta alternativ ger deltagarna i Breakout Rooms en synlig nedräkning till när de ska återvända till huvudsessionen, detta ger deltagarna den tid de behöver för att avsluta diskussionen.
  • Allow participants to return to the main session at any time – Det här alternativet ger deltagarna möjlighet att återvända till huvudsessionen utan tidsbegränsningar .

Hantera breakout-rum 

När alla dina deltagare är i deras Breakout-rum kan dessa funktioner hjälpa dig att hantera takten och flödet av sessionerna:

  • Self-select a Breakout Room (NEW)  – En värd kan skapa Breakout Rooms och i sitt möte, ge deltagarna möjlighet att själva välja vilket rum de vill ansluta till utan att behöva hjälp från värden.
  • Visiting rooms – Som värd eller co-host kan du hoppa mellan olika Breakout-rum.
  • Broadcasting a message – Skicka ett meddelande till varje Breakout Room.
  • Closing all rooms – När du är redo att avsluta dina breakout-sessioner kan du klicka på “Close Room”, detta ger deltagarna avisering om att åter gå med i huvudsessionen.
  • Sending participants back to breakouts – När du har avslutat en breakout-session kan du alltid återskapa grupprummen för dina deltagare igen. Detta är användbart för längre möten eller evenemang.
  • Responding to help requests- Breakout-deltagare kan klicka på ikonen “Ask Host for help” för att bjuda in värden att delta i det breakout rummet för att hjälpa. Värden får ett meddelande och kan hoppa in i den sessionen. 

Det är också viktigt att komma ihåg att om mötet spelas in i molnet, kommer det bara att spela in huvudrummet, oavsett vilket rum mötets värd är i. Om lokal inspelning används kommer den att spela in rummet som deltagaren är i. Flera deltagare kan spela in lokalt.

Delta i ett Breakout Room 

Som deltagare i ett Breakout Room har du liknande funktioner som i ett vanligt möte.
Dessa inkluderar:

  • Self-select your Breakout Room – Du kan nu välja vilket Breakout Room du vill gå med om värden har aktiverat den här funktionen. Obs! Både mötesvärd och deltagare måste vara i Zoom 5.3.0 eller senare för att själv välja Breakout Rooms.
  • Screen sharing – Du kan dela din skärm i ett Breakout-rum precis som vid ett vanligt möte. Värden måste dock göra det möjligt för deltagarna att dela sina skärmar om denna funktion är avaktiverad sedan tidigare.
  • In-meeting chat – Du kan också använda chattfunktionen i ditt Breakout Room för att skicka meddelanden till andra deltagare i rummet eller dela länkar, innehåll och filer.
  • Asking the host for help – Den här funktionen är unik för Breakout Rooms och låter dig kontakta värden för att meddela dem att du behöver hjälp i ditt Breakout Room. Värden kan svara omedelbart genom att gå med i ditt Breakout Room eller skicka ett meddelande till deltagarna om att hen kommer att hjälpa till när de blir tillgängliga.

Anslut till Breakout Room via Zoom Rooms

Zoom har också lagt till möjligheten att gå med i Breakout-rum från dina Zoom Room. Zoom Room kan inte starta Breakout Room-sessioner, men de kan läggas till som Breakout Rooms-deltagare när en värd startar en breakout-session. Zoom Rooms deltagare kan ansluta och lämna sessionen och se vem som är i deras breakout.

Detta är användbart för lärare som använder Zoom Rooms klassrum och vill använda Breakout Rooms-funktionen för gruppaktiviteter. Zoom planerar också att stödja Breakout Rooms på Zoom-rum för Windows, Mac och Zoom Room för Touch senare i år.

Erbjudande

Neat bar från Neat är äntligen hos oss på Visualised.
Just nu erbjuder vi Neat.bar till Zoom Rooms från 899kr/mån till nya samt befintliga kunder.
Kontakta oss via telefon 010 330 03 31 eller maila info@visualised.se för offert.

neat.bar – Videomöte.se