Stockholmshem skapar smidigare möten med Zoom Rooms – och sparar tid i varje möte
Stockholmshem, en av Sveriges största bostadsförvaltare, genomför omkring 100 000 möten varje år. Tidigare var mötesupplevelsen ofta en källa till frustration: tekniken fungerade olika beroende på konferensrum, och deltagarna fick lägga tid på att ens få igång mötet.
Magnus Löfgren, IT- och digitaliseringschef på Stockholmshem, beskriver situationen som “klassisk: olika lösningar i olika rum som gjorde att folk blev frustrerade och tappade tid.”
Enhetlig mötesplattform – utan sladdar och strul
Behovet av en enhetlig och användarvänlig möteslösning blev tydligt. Med implementeringen av Zoom Rooms fick Stockholmshem en standardiserad upplevelse i alla mötesrum – oavsett plats. Kombinationen av Zoom Rooms, hårdvara från Neat och standardiserade Sony-skärmar skapade en stabil och trådlös mötesmiljö som snabbt blev uppskattad.
Löfgren lyfter särskilt värdet av att allt numera sker trådlöst: “Att slippa sladdar när man ska dela skärmen gör hela mötet mycket smidigare.”
Tidsvinster i varje möte
Det är framför allt det interna samarbetet som förändrats. Möten startar snabbare, energin hos deltagarna hålls uppe och samarbetet mellan Stockholmshem och andra verksamheter inom Stockholms stad har blivit mer effektivt.
“Bara att slippa de första fem minuterna när tekniken krånglar sparar jättemycket tid,” säger Löfgren och konstaterar att det gjort en oväntat stor skillnad i vardagen.
Teknik som matchar – harmoni mellan hårdvara och mjukvara
Stockholmshem uppskattar också att hårdvaran är optimerad för Zooms plattform. Löfgren beskriver det bildligt: “Det är lite som att köpa en sportbil med dåliga däck – här matchar hårdvaran Zoom Rooms perfekt.” Kombinationen ger en stabil och förutsägbar mötesupplevelse som fungerar för alla användare.
Visualised – spetskompetens och personlig service
Lösningen levereras som tjänst genom Vivicta, med Visualised som underleverantör. Samarbetet har fungerat mycket bra och erbjudit både bredd och spets.
“Vivicta är breda och Visualised är extremt vassa inom sitt tjänsteområde,” säger Löfgren. “De har det tekniska djupet som behövs, och dessutom en personlig kontakt och känsla för detaljer som vi verkligen uppskattat.”
Framtidsblick – mot hybrid workshops och nya arbetssätt
Hybridmöten är här för att stanna, men Stockholmshem ser att nästa steg handlar om mer avancerade hybridlösningar. “Nästa steg är hybridlösningar för workshops. Där är vi inte än, men det kommer,” säger Löfgren. Behovet av moderna och flexibla arbetsytor förväntas bara öka.
Råd till andra organisationer
Till organisationer som överväger en investering i Zoom Rooms eller mötesrum som tjänst är rådet tydligt: ta fram ett genomarbetat business case.
“Det kostar pengar, men fundera på alternativkostnaden,” säger Löfgren. “Om man vill erbjuda en modern och hybrid arbetsplats behöver man ett vasst verktyg som detta.”
